Ein Mietshaus mit mehreren Wohnparteien kommt ohne eine professionelle Verwaltung meist nicht aus. Zahlreiche Aufgaben fallen an wie etwa die Betriebskostenabrechnung, Instandhaltung und auch die Reinigung. Mit einer Hausverwaltung werden diese Aufgaben einem Profi überlassen. Doch wofür genau ist eine Hausverwaltung zuständig? Welche Pflichten hat sie und was macht eine gute Hausverwaltung überhaupt aus?
Die Wohnungseigentümer beauftragen eine Hausverwaltung, indem sie ihr eine Vollmacht erteilen. Der Tätigkeitsbereich einer Hausverwaltung ist dabei nicht variabel, da er im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gesetzlich geregelt ist. Zu den wichtigsten Zuständigkeiten gehören:
- Abrechnung der Betriebskosten
- Verrechnen von Heizkosten und Warmwasser
- Instandhaltungsarbeiten
- Reinigung und Pflege des Gebäudes
Im Verwaltungsvertrag wird der Umfang dann genau vereinbart. Zunächst hängen die Aufgaben davon ab, ob es sich um ein Mietshaus oder um Wohnungseigentum handelt. Im Grunde genommen unterscheiden sich die Bereiche aber kaum.
Welche Pflichten hat eine Hausverwaltung?
Häufig herrscht bei Mietern Unklarheit darüber, welche Aufgaben, Rechte und Pflichten eine Hausverwaltung hat. Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben hat eine Hausverwaltung die Interessen der Wohnungseigentümer zu vertreten. Dabei hat sie wirtschaftlich, sparsam und zweckmäßig vorzugehen. Sie ist verpflichtet die Abrechnung über die Betriebskosten und die Rücklagen „richtig und gehörig“ zu erstellen. Die Betriebskostenabrechnung muss dabei spätestens sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahres jedem Eigentümer schriftlich übermittelt werden. Ergibt sich bei der Abrechnung ein Guthaben, so muss dieses anteilig den Eigentümern gutgeschrieben oder rückerstattet werden.
Zur Führung einer ordentlichen Verwaltung zählen darüber hinaus beispielsweise Instandhaltungsmaßnahmen. Hierbei kommt es auf den Umfang drauf an: Fallen sie in die sogenannte ordentliche Verwaltung, kann der Hausverwalter auch ohne Eigentümerbeschluss handeln. Hier ist zum Beispiel der Tausch von kaputten Fenstern (abhängig vom Wohnungs-eigentumsvertrag) oder die Behebung eines Wasserschadens gemeint. Bei Bauarbeiten und Veränderungen, die über die Erhaltung des Hauses hinausgehen, muss vorab eine einfache Mehrheit der Eigentümer eine Entscheidung treffen.
Auch ist eine Hausverwaltung dazu verpflichtet, mindestens alle zwei Jahre eine Hauptversammlung einzuberufen. Hier müssen die Eigentümer über den aktuellen Zustand des Hauses, zukünftig anfallende Kosten und Investitionen und Kostenänderungen informiert werden. Eventuelle Beschwerden und Probleme werden hier gemeinsam diskutiert.
Woran erkennt man eine gute Hausverwaltung?
Eine gute Hausverwaltung darf nicht Partei ergreifen, sondern vertritt die Interessen aller Eigentümer. Aber auch für die Anliegen der Mieter sollte die Hausverwaltung ein offenes Ohr haben. Es ist es wichtig, dass ein vertrauensvolles Verhältnis besteht. Außerdem ist ein regelmäßiger Kontakt und ein Ansprechpartner bei Fragen und Problem von hoher Bedeutung. Die Jahresabrechnungen sollten außerdem klar, übersichtlich und vor allem vollständig und verständlich sein.